Projectadministratie & -bewaking

Uniek: het Gilde-systeem combineert projecten-, regie- en servicewerk in één krachtig systeem voor de projectverwerking, facturatie en nacalculatie. De projectadministratie software is ontwikkeld met grondige kennis van wat er op de werkvloer gebeurt.  

Met één klik heeft u helder zicht op kosten en opbrengsten. En dus op het rendement van uw projecten- en klantenwerk. Zodat u als het nodig is meteen kunt bijsturen. Belangrijke functies:

• Werkbegroting maken met Gilde projectadministratie software
  Door de calculatie om te zetten naar een werkbegroting installeert u de basis voor de projectplanning en kostenbewaking. Na eventuele aanpassingen heeft u de definitieve kostenbudgetten voor de nacalculatie. De werkbegroting geeft aan wat u uit het magazijn kunt halen (indien correct beheerd) en wat u moet bestellen.
   
• Centrale aansturing van projecten, regie en service
  Het Gilde-systeem registreert alle binnenkomende meldingen en gebruikt de ingevoerde gegevens om een werkopdracht te maken. Wijzigen kan op elk moment. De opdrachtbon bevat het werk- en factuuradres, de opdracht, mee te nemen materialen, en de naam van de monteur. De monteur noteert op de bon de verbruikte materialen, werktijd en kilometers en laat de klant tekenen voor akkoord. Het werkopdrachtnummer is de boekingscode voor de administratie, zodat materialen en uren op het juiste project staan. Met één druk op de knop maakt u de factuur.
   
• Uitgebreide urenadministratie per werknemer
  De urenbesteding van werknemers is de basis voor facturering, nacalculatie en rapportages voor de salarisadministratie. U kunt directe, indirecte en verzuimuren boeken en rapporteren, inclusief eventuele onkosten en kilometerdeclaraties. U heeft dus altijd direct inzicht in de urenverant­woording per werkne­mer. Er zijn overzichten mogelijk van geboekte uren per periode per man, per werksoort, per kostenplaats en per project.

• Facturering
  U bepaalt zelf de lay out van uw (verzamel)facturen en wat erop staat. De gegevens heeft u al eerder ingevoerd, en eventueel aangepast in de nacalculatie. Uw pakket werkt de afgedrukte facturen na doorboeking van het verkoopboek automatisch bij als openstaande post in de financiële administratie. U kunt de factuur wijzigen tot het moment van definitieve doorboeking.

• Termijnfacturering
  Projecten uit de voorcalculatie kunt u naar keuze met één of meer termijnnota’s aan de klant doorbelasten. Tevens kunt u meer- en minderwerk op de factuur meenemen, evenals reeds gefactureerde bedragen, aanneemsom, etc. Uiteraard is de Wet Ketenaansprakelijkheid in de facturering opgenomen.
  In het Gilde pakket kunt u met termijn, regie- en verzamelfacturen werken. Het programma werkt de omzet per klant en de open posten debiteuren automatisch bij. Na controle boekt het de facturen automatisch in de financiële administratie.

• Forecast/Rendementsdenken
  De rendementsoverzichten geven maandelijks een actueel, up-to-date totaaloverzicht van de belangrijke cijfers. Een maandelijks blik door de rendementsbril op de bedrijfsvoering geeft u het roer vast in handen. Projectleiders doen maandelijks een forecast van de lopende projecten om tot inzicht te komen of de rendementsverwachting in lijn is met de realisatie. Wanneer de realiteit afwijkt worden problemen direct aangepakt.
   
• Managementinformatie
  De OHW- overzichten in het Gilde systeem zijn ingericht om u maximaal te informeren over de financiële voortgang van de projecten in uitvoering.  Dit is belangrijke informatie om:
  • tijdig in te grijpen tijdens de uitvoering;
  • adequaat de facturering aan te sturen.

Nadat projecten volledig zijn uitgevoerd, de kosten zijn geboekt en alle facturen zijn verstuurd, worden de projectresultaten bepaald en de projecten afgesloten. Door in een maandelijkse cyclus alle uitgevoerde projecten opgeleverd te melden, houdt u met de projectadministratie software uitstekend zicht op de gerealiseerde resultaten.

Met de rapportages kunt u over de projecten heen, bedrijfsactiviteiten en klantgroepen beoordelen op hun winstgevendheid. Belangrijke informatie om uw bedrijf op koers te houden.