Met de portefeuille-, programma en projectfunctionaliteit kan een instelling een lange-, middellange- en korte termijn planning maken van de projecten die men de komende tijd wil gaan uitvoeren. Voor een project wordt gebruik gemaakt van de Gantt Chart om de projectstructuur , de doorlooptijden, mijlpalen en de op te leveren producten weer te geven. Met de Gantt Chart kan men door te schuiven met de doorlooptijden ‘What If’ analyse uitvoeren om te zien wat de meest efficiënte projectstructuur is. Met de precedentierelaties kan men projectenonderdelen aan elkaar linken en nagaan waar eventueel problemen kunnen ontstaan tijdens de uitvoering van het project (kritiek pad bepaling).

Op een hoog niveau kan per jaar een afdelingsbegroting worden gemaakt voor met name de personele resources en de manier waarop deze resources zijn toegekend aan de projecten. Hiermee kunnen tekorten op personeelsgebied zichtbaar worden gemaakt en kan een beslissing worden genomen om bijvoorbeeld nieuwe onderzoekers aan te trekken of tijdelijk in de tekorten te voorzien door inhuur van onderzoekers.

ProjectSoft PM bestaat uit de volgende modules:

• Portefeuille management
  Plan, prioriteer en communiceer uw strategische project initiatieven in de Portefeuille en verzeker u ervan dat de strategie in lijn is met de uitvoering.
• Programma management
  Definieer en manage binnen elke portefeuille één of meer programma’s, die elk op hun beurt een aantal samenhangende projecten kunnen bevatten.
• Projectmanagement
  Maak gebruik, bij de opzet van projecten, van uw eigen methodiek of een standaard methodiek als Prince2.
• Planning
  Mogelijkheden tot het maken van lange-, middellange- en korte termijn planning van de projecten die men de komende tijd wil gaan uitvoeren.
• Prognose management
  Ondersteuning voor Estimate to Complete als ook Earned value.
• Acquisitie management
  Voor die instellingen die aan actief acquisitie management doen van (onderzoeks)projecten.
• Resource management
  Zowel beperkte personele- als materiële resources worden ingezet op strategische meerjarenplanning, als op de tactische- en operationele planning van afdelingen of de gehele organisatie.
• Project accounting
  In de dashboards voor de onderzoeker, projectadministrateur, projectleider, controller en het management worden financiële gegevens vanuit verschillende gezichtspunten belicht.
• Tijd & Kosten registratie management
  Een zeer flexibele tijd registratie module (TRM), waarmee iedere medewerker zijn gewerkte tijd kan registreren voor een specifiek project, alle andere projecten, indirect productieve zaken (bestuurlijke activiteiten, niet projectgebonden uren, verlof/vakantie/ziekte).
• Real time analyses
  Dashboards, waarmee de betrokkene online in real time alle tussentijdse- en eindresultaten van een projectonderdeel kan bekijken en gebruiken om de projectvoortgang te bewaken en op basis van de vastgelegde gegevens het project(onderdeel) eventueel bij te sturen.
• Financiering & Subsidies
  Ondersteuning voor welke subsidieregeling het beste past bij uw project. Hierbij heeft men in Nederland de keuze uit de subsidieverstrekkers Europese Unie, NWO, KNAW en enkele andere subsidieregelingen.
• Begroting & Budgettering
  Mogelijkheden om een globale begroting (Top Down begroting) of een detail begroting (Bottom Up) te maken. 
• Voortgangs management|
  Flexibele en uitgebreide mogelijkheden tot voortgangsbewaking van een project.
• Digitaal projectdossier
  Ondersteuning voor een Digitaal Projectdossier.

De belangrijkste voordelen van het gebruik van ProjectSoft PM zijn:

• Een eigen projectstructuur (WBS) te maken voor verschillende afdelingen/sectoren
• Medewerkers toewijzen/koppelen aan project(onderdelen). Dashboard laat zien aan welke projectonderdelen en/of werkzaamheden men is gekoppeld en bij welke medewerkers nog ruimte is in de planning of overplanned zijn
• Documenten onder handbereik bij elk projectonderdeel
• Budgetbewaking over de jaren (al dan niet geïndexeerd)
• Registratie uren, materieel en overige kosten, alsmede confrontatie van verplichtingen met inkomende facturen van opdrachtnemers (onderaanneming en inhuur derden)
• Totaal overzicht van de inkomsten en uitgaven (treasury)
• Overdracht tussen de verschillende afdelingen